manteision swyddfa Siawns nad ydych eisoes wedi bod mewn sefyllfa lle colloch ddogfen! derbynneb! neu hyd yn oed nodyn pwysig. Rydych chi’n olrhain eich camau yn ôl! yn chwilio amdano a phan na fyddwch chi’n dod o hyd iddo! fel dewis olaf rydych chi’n ceisio ei ail-greu. Mae’n straen! dwi’n gwybod. Er mwyn osgoi sefyllfaoedd fel hyn! byddwn yn eich cyflwyno i’r cysyniad o ddi-bapur .
Daw’r term hwn o’r Saesneg sydd! wedi’i gyfieithu! yn golygu “heb bapur”. Yn ymarferol! mae di-bapur yn fodel rheoli sy’n ceisio lleihau’r defnydd o bapur mewn arferion gwaith cymaint â phosibl. Dyna pam mae ymuno â phapurau yn gyfle gwych i fuddsoddi mewn datblygiad technolegol digidol a chefnogi arferion corfforaethol mwy cynaliadwy.
Wrth siarad am y farchnad gyfrifo! mae llawer o swyddfeydd yn dal i ddefnyddio’r model rheoli analog ! gyda llawer o ddeunydd printiedig! drafftiau o nodiadau ar y bwrdd a ffeiliau papur enfawr. P’un ai allan o ofn newid neu feddwl bod buddsoddiad mewn technoleg yn rhy uchel! y gwir yw bod llawer o gwmnïau cyfrifyddu yn dal yn sownd yn y gorffennol.
Byddwch yn onest! a ydych chi ar y tîm sy’n meddwl bod gwerth buddsoddiadau mewn technoleg yn rhy uchel am ychydig o elw?
Felly edrychwch ar rai o brif fanteision di-bapur ar gyfer eich swyddfa gyfrifo:
Lleihau costau gweithredu ac optimeiddio gofod ffisegol manteision swyddfa
Mae costau cynnal prosesau analog yn eich swyddfa gyfrifo yn mynd ymhell y tu hwnt i arbedion ar bapur ac argraffu. Mae’r colledion yn cynnwys yr amser y mae gweithwyr yn ei dreulio yn chwilio am ddogfennau a gwybodaeth! colli cynhyrchiant wrth wirio statws prosesau! ail-weithio i ail-weithio ffeil goll! ymhlith eraill.
Ar ben hynny! trwy fabwysiadu dulliau digidol o storio data! gellir digideiddio llawer iawn o bapur! gan ryddhau lle a ddefnyddiwyd yn flaenorol gan ffeiliau. Felly! gellir defnyddio’r ystafelloedd hyn i ehangu’r tîm cyfrifo a thyfu’r swyddfa gyfrifo.
O ystyried hyn i gyd! a yw gadael trawsnewid digidol yn ddiweddarach yn wirioneddol ddarbodus?
Gwelliant sylweddol mewn perfformiad
Cofiwch faint o amser a dreuliasoch yn chwilio am data e-bost mewn ystafell ffeiliau neu faint o amser y gwnaethoch ei dreulio yn ei hail-wneud pan nad oeddech yn gallu dod o hyd iddi. Mae hyn yn wastraff o’ch amser gwerthfawr!
Dyna pam mewn rheolaeth ddi-bapur ! mae gan y swyddfa’r offer digidol angenrheidiol i storio ffeiliau yn y cwmwl! sy’n golygu mai dim ond clic i ffwrdd sydd i unrhyw ddogfen.
Yn y cwmwl! mae ffeiliau’n hawdd eu trefnu a gellir eu cyrchu ar unwaith. Felly! pan fydd angen i rywun ymgynghori â dogfen! gellir cyflawni’r cais mewn ychydig eiliadau.
A yw’n werth parhau i dreulio amser ac egni ar brosesau llaw dim ond oherwydd “mae wedi bod felly erioed”?
Mwy o ddiogelwch data ac olrheiniadwyedd
Wedi’i ddigideiddio a’i storio yn y cwmwl! mae dogfennau’n llawer mwy diogel. Fel hyn! mae colled a’r risg o ddirywiad yn cael eu hosgoi.
Ymhellach! mae’n anodd cael rheolaeth 06 rhesymau dros fuddsoddi mewn cais cyfrifo ar gyfer eich cwmni dros archif dogfennau ffisegol. Er bod gan rai swyddfeydd gefnogaeth camerâu gwyliadwriaeth! mae’n anodd gwarantu bod newidiadau anawdurdodedig a thynnu dogfennau yn ôl yn cael eu hatal mewn gwirionedd.
Ar y llaw arall! yn dibynnu ar y meddalwedd a gontractiwyd! mae rheoli dogfennau electronig yn gwarantu rheolaeth mynediad i ddogfennau! gyda chaniatâd wedi’i ddiffinio gan reolwyr. Mae hefyd yn bosibl cofnodi data manwl ar unrhyw symudiad a newid a wnaed i’r ddogfen! megis: dyddiad! amser! ED ac adnabod pwy wnaeth y newid.
Cynaladwyedd manteision swyddfa
Nid oes unrhyw ffordd i siarad am leihau papur heb sôn am gynaliadwyedd. Trawsnewid digidol yn lleihau effeithiau amgylcheddol gan ei fod yn lleihau’r defnydd o bapur a deunyddiau eraill.
Mae mwy a mwy o gwmnïau’n ymwybodol o bwysigrwydd gwneud dewisiadau mwy cynaliadwy a’r effaith a gaiff hyn yn y tymor hir. Mae mynd yn ddi-bapur yn un o’r dewisiadau hynny.
“Rwyf eisoes yn defnyddio e-bost a thaenlenni ar-lein yn fy nghwmni! onid yw hynny’n ddigidol?”
Ydy! mae’r rhain yn gamau pwysig tuag at gyfrifo digidol. Fodd bynnag! nid data awstralia diben defnyddio offer digidol os yw’ch prosesau’n parhau i fod yn analog.
Meddyliwch am y peth gyda mi! beth yw pwynt defnyddio WhatsApp! e-bost a thaenlenni ar-lein os yw’n weithiwr penodol sy’n gwybod at bwy i anfon y negeseuon a phwy sy’n cadw’r data i lenwi’r daenlen.
Os yw’r gweithiwr yn absennol neu’n gadael y swyddfa gyfrifo yn y pen draw! mae’r e-byst a’r taenlenni’n parhau! ond mae’r prosesau a’r arferion yn mynd gyda nhw.
Cymhleth! dde?
Dyna pam nad yw’n ddigon i ddefnyddio offer digidol! mae angen i’r swyddfa foderneiddio prosesau. Mae defnyddio e-bost! WhatsApp a thaenlenni ar-lein eisoes yn eich rhoi o flaen swyddfeydd yn wystl i waith papur! ond mae’n dal i’ch gadael ar ôl y rhai sydd wir yn ymwneud â thrawsnewid digidol.
Ar y cyd ag arfer di-bapur ! gall system reoli ar-lein ac awtomataidd manteision swyddfa â buddion di-rif i’ch swyddfa gyfrifo:
- Mwy o reolaeth dros wneud penderfyniadau
- Rhifau perfformiad y swyddfa gyfrifo
- Prosesau mapio a monitro mewn amser real
- Rheoli dyddiad cau ac awtomeiddio dosbarthu
- Cynllunio wythnosol awtomatig
- Anfon e-byst dilynol yn awtomatig
- Rheoli dogfennau electronig
Yn fyr! mae mabwysiadu rheolaeth ar-lein ac awtomataidd yn newidiwr gêm yn y broses trawsnewid digidol. Trwy system reoli byddwch yn monitro! yn fanwl! bopeth sy’n digwydd yn eich cwmni cyfrifo.